Chia việc theo khung giờ — và chỗ khó nhất của nó

Công việc của tôi vỡ thành nhiều mảnh cắt ngang nhau — quản lý, mua hàng, hợp đồng và hồ sơ, R&D, và gần đây là thương mại điện tử. Thứ có deadline thật lại hay là thứ bị đẩy lùi.

Nên tôi muốn thử chia ngày ra thành từng khung giờ. Trước khi thử thì đi tra, và tra xong thì thấy mình đã hiểu sai chỗ quan trọng nhất.

Bài này đi theo mạch nào

Đọc theo thứ tự, hoặc nhảy thẳng tới phần bạn cần:

• Mở đầu là những chỗ tôi lăn tăn trước khi thử. Nếu bạn cũng đang định chia ngày ra thành khung, nhiều khả năng bạn vướng đúng mấy chỗ đó.
• Phần tra cứu — cơ chế thật nằm ở đâu, và chỗ khó nhất: hết giờ mà chưa xong thì dừng hay làm tiếp. Đây là phần có bằng chứng.
• Ba chỗ chắc chắn sẽ vỡ — ước lượng sai, hẹn giờ chính xác làm việc mất vui, và lịch kín biến mình thành dây chuyền. Cả ba chỉ về một hướng: chia ít thôi, đừng chia phút.
• Bản tôi sẽ thử — ba khung một ngày, luật rời khung, cách đo, và những dấu hiệu cho thấy tôi đang tự lừa mình. Phần này chưa có gì chứng minh, nó là suy luận; câu trả lời nằm ở mục nhật ký cuối bài.

Trước khi tra, tôi lăn tăn mấy chuyện này

Nếu bạn cũng đang định thử, có lẽ bạn vướng đúng những chỗ tôi vướng:

• Hết giờ mà việc chưa xong thì dừng hay làm tiếp? Dừng thì dở dang. Làm tiếp thì vỡ cả lịch.
• Việc phát sinh chen ngang thì cái lịch còn nghĩa gì? Ngày của tôi hiếm khi yên được hai tiếng.
• Cả ngày chạy theo chuông báo có mệt không? Tám giờ làm cái này, mười giờ chuyển cái kia — nghe đã thấy như dây chuyền.
• Nó có thật sự chống được trượt deadline không, hay chỉ làm cái lịch trông gọn hơn?
• Ước lượng sai thì sao? Tôi đoán một tiếng, thực tế ba tiếng — chuyện thường ngày.

Tra xong thì bốn câu đầu có câu trả lời, tuy không phải câu tôi đoán. Câu cuối thì không có mẹo nào cả, chỉ có ghi số.

Cơ chế nằm ở khâu bắt đầu

Mọi bài viết về chủ đề này đều dẫn về một câu trên Harvard Business Review: trong khảo sát 100 mẹo làm việc hiệu quả, timeboxing được xếp hạng hữu ích nhất. Tôi mở bài gốc — cả bài chỉ có đúng câu đó, không nói khảo sát làm thế nào. Tra tiếp thì tác giả mô tả ở chỗ khác: họ quét các bài viết về năng suất trên mạng và đếm kỹ thuật nào được nhắc nhiều nhất. Tức nó đo độ phổ biến của lời khuyên, không đo kết quả của người làm theo.

Nhưng bên dưới có một thứ được kiểm chứng kỹ hơn nhiều: implementation intention — câu nếu–thì. Thay vì đặt mục tiêu, bạn nói trước khi nào, ở đâu, làm thế nào. Một tổng hợp năm 2006 gộp 94 phép thử với hơn 8.000 người cho thấy tác dụng ở mức trung bình–lớn.

Chi tiết quyết định mọi thứ còn lại nằm ở đây: tác dụng mạnh nhất của nó là ở khâu bắt đầu.

Vậy nên một dòng lịch như “9h–11h: xem hợp đồng” chưa phải câu nếu–thì — nó chỉ là cái nhãn dán lên thời gian. Câu nếu–thì phải neo vào một việc chắc chắn xảy ra, rồi nối thẳng sang việc tôi hay đẩy lùi:

Nhãn dán lên giờ	Câu nếu–thì
9h–11h: xem hợp đồng	Nếu pha xong cà phê sáng, tôi mở bộ hợp đồng ra, chưa mở mail.
14h–15h: xử lý việc vặt	Nếu ăn trưa xong về tới bàn, tôi làm một lượt mua hàng và giấy tờ.
21h: học tiếng Anh	Nếu con ngủ rồi, tôi mở tiếng Anh ra.

Khác nhau ở chỗ: cột trái phụ thuộc vào việc tôi nhìn đồng hồ đúng lúc và đang rảnh. Cột phải thì cái móc tự đến — sáng nào tôi cũng pha cà phê.

Và nó dẫn tới một hệ quả mà tôi không nghĩ tới trước khi tra.

Chỗ khó nhất: hết giờ mà chưa xong

Đây là chỗ tôi thấy khó chịu nhất khi nghĩ về cách làm này. Hết khung mà việc chưa xong thì làm gì? Dừng thì dở dang, ôm cảm giác lấn cấn suốt phần còn lại của ngày. Làm tiếp thì cả cái lịch vỡ, và những khung sau thành vô nghĩa.

Tra ra thì hoá ra vấn đề nằm ở chỗ khác chỗ tôi tưởng.

Cái đau không nằm ở việc dừng, mà ở việc sợ lúc quay lại. Có một hiện tượng tên là attention residue: chuyển từ việc này sang việc khác thì sự chú ý còn dính lại việc cũ, làm việc mới kém đi. Nhưng một nghiên cứu năm 2018 với bốn thí nghiệm chỉ ra thủ phạm cụ thể hơn — thứ gây ra tồn dư mạnh nhất là cảm giác rằng lúc quay lại sẽ bị gấp. Không phải bản thân sự dở dang.

Và nhóm đó tìm ra cách gỡ: trước khi rời, dành một hai phút ghi lại đang ở đâu và bước tiếp theo là gì. Tồn dư giảm, việc kế tiếp không bị kém đi.

Dở việc không phải là vấn đề. Dở việc mà không có đường quay lại mới là vấn đề.

Hệ quả thứ hai: không phải khung nào cũng giống khung nào.

Bằng chứng nằm ở khâu bắt đầu, không phải khâu dừng. Nên với việc cần nghĩ — hợp đồng, hồ sơ, R&D — con số trong lịch nên là giờ bắt đầu. Khởi động loại việc này tốn công nhất; hết giờ mà đang chạy ngon thì dừng lại là vứt đi đúng cái mình vừa mua được bằng công sức.

Còn việc vụn — mua hàng, giấy tờ, trả lời tin — thì ngược hẳn: con số phải là giờ kết thúc. Loại việc đó không bao giờ tự hết. Nó chỉ dừng khi mình dừng. Với việc cần nghĩ, khung là bệ phóng. Với việc vụn, khung là hàng rào.

	Việc cần nghĩ	Việc vụn
Con số trong lịch	giờ bắt đầu	giờ kết thúc
Hết giờ mà chưa xong	chạy tiếp nếu đang trôi	đóng, để mai
Đặt gì	một mức tối thiểu nhỏ	một cái chuông
Khung đóng vai gì	bệ phóng	hàng rào

Còn khi buộc phải dừng giữa chừng — có hẹn, hết ngày — thì chọn chỗ dừng cho khéo: dừng lúc còn biết rõ bước tiếp theo, đừng dừng đúng lúc vừa bí. Người viết văn có mẹo cũ là ngừng khi còn đang trôi, để hôm sau ngồi vào là viết được ngay. Nó khớp với chuyện ở trên: còn đà thì ghi chú bàn giao viết ra mới dễ và mới đúng.

Và luật cuối: hai phút cuối của mỗi khung là để ghi chú bàn giao, tính vào trong khung chứ không phải thêm ra. Khung ba mươi phút nghĩa là hai mươi tám phút làm việc.

Ba chỗ chắc chắn sẽ vỡ

Ước lượng sẽ sai. Planning fallacy — người ta gần như luôn đoán thiếu thời gian, vì trong đầu chỉ hình dung kịch bản thuận lợi. Một cái lịch xếp kín không phải lịch chặt chẽ, nó là lịch sai ngay từ lúc viết.

Hẹn giờ chính xác làm việc mất vui. Một nghiên cứu năm 2016 với mười ba thí nghiệm cho thấy hoạt động bị đặt vào khung giờ cố định thì thấy giống lao động hơn, bớt háo hức và bớt thích. Nhưng có vế thứ hai dùng được: hiệu ứng ấy biến mất nếu xếp lịch thô — chỉ định thứ tự hoặc khoảng, không định giờ chính xác.

Lịch kín biến mình thành dây chuyền. Đây là chỗ tôi sợ nhất, và nó không cần nghiên cứu nào để thấy. Nếu cả ngày bị cắt thành khung — tám giờ làm cái này, mười giờ chuyển cái kia, hai giờ đến bốn giờ cái nữa — thì đến cuối ngày tôi không còn làm việc nữa, tôi đang chạy theo chuông. Lúc nào cũng thấy mình trễ một cái gì đó. Mệt kiểu đó không phải mệt vì làm nhiều, mà mệt vì không lúc nào được ở yên trong một việc.

Nó cũng đi ngược đúng cái tinh thần tôi đang muốn tập: chậm lại để nhìn cho rõ. Một cái lịch giục mình chạy cả ngày thì không chậm lại được.

Cả ba chỗ vỡ đều chỉ về cùng một hướng: chia ít thôi, và đừng chia phút. Ba khung một ngày, phần còn lại để trống — không phải vì lười, mà vì phần trống đó là chỗ cho việc phát sinh, cho ước lượng sai, và cho việc được làm xong tử tế thay vì bị cắt ngang.

Vậy nó có chống trượt deadline không?

Thành thật: chia khung giờ giúp việc được bắt đầu, chứ không tự nó chống trượt deadline.

Trượt deadline phần lớn không đến từ chuyện không chịu làm, mà từ ước lượng thiếu. Chia slot không sửa ước lượng — nó chỉ làm cái ước lượng sai trông gọn gàng hơn trên lịch. Thứ sửa được ước lượng chỉ có một: ghi lại đoán bao lâu và thực tế bao lâu, đủ nhiều lần để biết hệ số nhân của riêng mình.

Bản tôi sẽ thử

Cấu trúc ngày

1. Ba khung một ngày, không hơn. Phần còn lại để trống có chủ đích, làm chỗ cho việc phát sinh và cho ước lượng sai.
2. Khung là cửa sổ, không phải giờ. “Buổi sáng, trước khi mở mail” thay vì “8:15–9:00”.
3. Mỗi khung viết thành câu nếu–thì, neo vào một việc chắc chắn xảy ra trong ngày.
4. Khung đầu dành cho việc quan trọng nhất, không dành cho mail. Mail luôn thắng nếu được xếp trước.

Ba khung của tôi:

• Khung sâu — việc cần nghĩ. Nếu uống xong cà phê sáng, tôi mở ra thứ có deadline gần nhất — hợp đồng, hồ sơ, hoặc một việc R&D. Đặt một mốc tối thiểu đủ nhỏ để chắc chắn làm được: hai mươi lăm phút. Qua mốc đó là coi như hôm nay không nợ gì nữa — nhưng không có mốc trên. Nếu đang trôi thì cứ đi tiếp, đi được tới đâu thì tới. Mốc tối thiểu để khỏi trốn việc; bỏ mốc trên để khỏi cắt ngang lúc đầu đang chạy.
• Khung vận hành — gom việc vụn. Nếu đồng hồ qua hai giờ chiều, tôi làm một lượt mua hàng, giấy tờ, trả lời tin. Hẹn chuông bốn mươi lăm phút, chuông kêu là đóng.
• Khung tự học — tối. Nếu con ngủ rồi, tôi mở tiếng Anh ra. Tối thiểu mười lăm phút. Neo vào giấc ngủ của con chứ không vào giờ trên đồng hồ, vì cái sau thì đêm nào cũng lệch.

Khung thứ hai mới là khung tôi nghi là quan trọng nhất. Việc vụn không nặng, nhưng mỗi lần nó đến thì cắt mất một mạch đang chạy. Gom lại không làm chúng ít đi — nó làm chúng thôi cắt ngang.

Luật rời khung

1. Đang chạy ngon ở khung sâu thì chạy tiếp, dời khung sau xuống. Chỉ khi có người khác đang chờ mới dừng đúng giờ.
2. Chuông khung vận hành kêu là đóng, kể cả còn việc. Việc vụn còn lại sang ngày mai.
3. Hai phút cuối luôn dành cho ghi chú bàn giao: đang ở đâu, bước tiếp theo là gì. Viết ra giấy hay file đều được, miễn là viết.
4. Mở khung ra thì chỉ cam kết năm phút — nối với quy tắc năm phút ở bài trước. Hết năm phút muốn dừng thì dừng thật.
5. Nhân đôi ước lượng cho tới khi có số liệu thật của chính mình để thay vào.

Cách tôi sẽ đo

Ghi ngay lúc đóng mỗi khung, bốn thứ:

• Đoán bao lâu / thực tế bao lâu. Sau hai tuần lấy tỉ số trung bình — đó là hệ số nhân của riêng tôi, và là thứ thật sự chống trượt deadline.
• Số khung mở được trên số khung đặt ra. Tỉ lệ thấp thì lỗi ở cách đặt khung, không phải ở ý chí.
• Có viết ghi chú bàn giao không. Một chữ có hoặc không.
• Lần sau quay lại mất bao lâu mới vào guồng. Nếu ghi chú bàn giao có tác dụng thì con số này phải xuống.

Dấu hiệu tôi đang tự lừa mình

• Lịch đẹp dần lên nhưng việc xong thì không nhiều hơn.
• Dành thời gian chỉnh cách ghi lịch nhiều hơn thời gian ở trong khung.
• Đặt khung cho những việc tôi vốn đã thích làm, để lịch trông kín.
• Lấy luật “đang trôi thì chạy tiếp” ra dùng cho cả khung việc vụn — để rồi cả buổi chiều trôi vào việc vặt.
• Bỏ hai phút ghi chú vì đang vội — đúng lúc cần nó nhất.
• Hệ số nhân sau hai tuần vẫn không tính được, vì tôi không ghi số.

Nhật ký thực hành

Chưa có gì. Bắt đầu từ ngày mai.

Mỗi ngày ba dòng, mỗi dòng một khung. Dạng như thế này:

Ngày	Khung	Mở được	Đoán	Thực tế	Bàn giao
17/09	sâu — hợp đồng	có	60′	95′	có
17/09	vận hành	có	45′	45′	không
17/09	tiếng Anh	không	15′	—	—

Cột Thực tế chia cho cột Đoán, gom hai tuần, là ra hệ số nhân của tôi. Cột Mở được nhiều “không” thì lỗi nằm ở cách đặt khung, không phải ở ý chí.

Dẫn nguồn

Những gì tôi đã tra, và mỗi nguồn chống lưng cho ý nào trong bài:

• How Timeboxing Works and Why It Will Make You More Productive — Marc Zao-Sanders, Harvard Business Review, 2018. Nguồn của câu “timeboxing được xếp hạng hữu ích nhất”. Bài chỉ nêu kết quả, không mô tả khảo sát làm thế nào; tra tiếp mới biết đó là đếm mức độ được nhắc trong các bài viết về năng suất. → mục Cơ chế nằm ở khâu bắt đầu.
• Implementation intentions and goal achievement: A meta-analysis of effects and processes — Peter Gollwitzer & Paschal Sheeran, Advances in Experimental Social Psychology, 2006. Tổng hợp 94 phép thử, hơn 8.000 người; tác dụng của câu nếu–thì ở mức trung bình–lớn, mạnh nhất ở khâu bắt đầu. → mục Cơ chế nằm ở khâu bắt đầu.
• Tasks Interrupted: How Anticipating Time Pressure on Resumption of an Interrupted Task Causes Attention Residue and Low Performance on Interrupting Tasks — Sophie Leroy & Theresa Glomb, Organization Science, 2018. Bốn thí nghiệm. Thủ phạm gây tồn dư chú ý là nỗi sợ lúc quay lại sẽ bị gấp, không phải bản thân sự dở dang; một hai phút ghi chú “sẵn sàng quay lại” gỡ được. → mục Chỗ khó nhất: hết giờ mà chưa xong.
• Why Is It So Hard to Do My Work? The Challenge of Attention Residue — Sophie Leroy, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 2009. Bài đặt ra khái niệm attention residue. → cùng mục trên.
• The Calendar Mindset: Scheduling Takes the Fun Out and Puts the Work In — Gabriela Tonietto & Selin Malkoc, Journal of Marketing Research, 2016. Mười ba thí nghiệm. Hoạt động bị hẹn giờ chính xác thì bớt vui và giống lao động hơn — nhưng hiệu ứng biến mất khi xếp lịch thô. → mục Ba chỗ chắc chắn sẽ vỡ.
• Planning fallacy — mục từ tổng hợp trên Wikipedia. Dùng cho ý “người ta gần như luôn đoán thiếu thời gian”. Tôi chưa đọc nghiên cứu gốc của Kahneman & Tversky, chỉ đọc phần tóm tắt này. → mục Ba chỗ chắc chắn sẽ vỡ.